"Trzymaj swoje pieniądze pod kontrolą"- poznaj moduł: Zapłaty.
Program Faktura Expert® oprócz przewodniej funkcji wystawiania różnego rodzaju dokumentów potwierdzających sprzedaż, posiada również spore możliwości rozbudowy o dodatkowe moduły, zawarte w dwóch pakietach do wyboru.
Dziś szerzej pragniemy opisać Tobie moduł Zapłaty, który jest dostępny w pakiecie Faktura Expert® PREMIUM.
Prowadząc sprzedaż, oprócz samego dostarczenia towaru i wystawiania dokumentu potwierdzającego sprzedaż, równie ważne staje się rozliczanie płatności. Musisz bowiem prowadzić kontrole zapłat, by mieć pewność, że wszelkie należności wobec Twojej firmy realizowane są na bieżąco, a w razie nieterminowego wywiązywania się z umowy sprzedaży, będziesz mógł szybko zareagować na pojawiające się opóźnienia. Taka weryfikacja należności nie tylko gwarantuje Ci stabilizację, ale przede wszystkim przyczyni się do poprawy kondycji Twojej firmy. Ważne bowiem jest posiadanie wiedzy o stanie aktywów firmy, jakimi są pieniądze. Stała kontrola staje więc koniecznością każdego przedsiębiorstwa.
Wychodząc naprzeciw potrzebom naszych użytkowników, poszerzyliśmy ofertę programu do fakturowania o dodatkowy moduł rozliczeń, umożliwiający bieżące monitorowanie należności oraz ewidencjonować zapłaty. Nie musisz już prowadzić dodatkowej ewidencji płatności, poza swoim systemem do fakturowania. Wystarczy, że przejdziesz na nowy program: Faktura Expert® i zamówisz rozszerzenie: Zapłaty. Wtedy już bez problemu będziesz mógł kontrolować stan zadłużenia wszystkich Twoich kontrahentów, ale i nie tylko…Poniżej prezentujemy niektóre z funkcji i możliwości, jakie niesie Tobie ten dodatkowy moduł.
Proste i szybkie rozliczanie
Jak dokonać rozliczeń w nowym module? W tym celu przechodzimy do zakładki Zapłaty. Tam znajdziemy pełną listę wystawionych dokumentów. Wystarczy kilka kroków, by łatwo i szybko rozliczyć daną płatność:
Nic prostszego, a może być jeszcze szybciej...
Automatyzacja rozliczeń
System może automatycznie dokonać rozliczenia poprzez opcję „Rozlicz automatycznie”. Program podpowie Ci ostatnio używaną formę płatności i dzień zapłaty oraz pełną kwotę, na którą opiewała dana faktura. Unikniesz więc pomyłek i znacznie skrócisz czas, który do tej pory przeznaczałeś na ewidencjonowanie zapłat.
A co w przypadku, gdy kontrahent nie zapłacił całości swojego zobowiązania, a tylko pewną jego część? Rozliczenia płatności możesz dokonywać „na raty”, jeżeli więc otrzymasz tylko częściową wpłatę, wpisujesz ją, a gdy otrzymasz kolejną, dodajesz następną pozycję korzystając z plusa „+” i tak do pełnego rozliczenia. W razie pomyłki, usuwamy wpis minusem „-”. Prawda, że proste?!
Jeżeli dokument zostanie w pełni rozliczony, na tabeli głównej pojawi się symbol „uśmiechniętej buźki”, gdy wpiszemy tylko część kwoty pojawi się wykrzyknik. Znak zapytania świadczył będzie o przepłaceniu dokumentu, czyli wtedy, gdy wpiszesz większe rozliczenie, niż kwota rachunku. Będziesz mógł szybko, wzrokowo zweryfikować stan rozliczeń, a tym samym bez problemu odnaleźć dokumenty niezapłacone i zażądać ich zapłaty lub te przepłacone, którym trzeba będzie dokonać przelewu zwrotnego.
Zintegrowany mechanizm rozliczeń
Dodatkowo, jeżeli wystawiłeś fakturę z płatnością „Zapłacono”, nie musisz już dodatkowo rozliczać ich ręcznie. Zostanie im mianowicie przypisany właściwy sposób zapłaty, zgodny z tym, co zostało wybrane podczas tworzenia dokumentu potwierdzającego sprzedaż. Zaoszczędzisz więc czas, który będziesz mógł poświęcić na inne sprawy związane z prowadzeniem firmy.
Jeżeli wybrano na fakturze „Zapłacono gotówką”, nastąpi automatyczne przypisane do tego wpisu rozliczenie na „konto”: Kasa. Analogicznie program zachowa się przy sposobie zapłaty „Zapłacono przelewem”, tylko „konto” będzie inne – tu pojawi się: Bank. Masz więc pewność, że nie pomyliłeś się przypisując ręcznie sposobu zapłaty, ani, że nie przeoczyłeś jakiegoś rozliczenia, które już na etapie wystawienia dokumentu zostało dokonane.
Zyska na tym Twoja wiarygodność i zachowasz tym samym dobrą opinię, która jest niezwykle istotna w handlu. Nie będziesz bowiem niepotrzebnie wzywał kontrahentów do zapłaty w sytuacji, gdy takową już dawno otrzymałeś. Od teraz pozostaje Ci tylko kontrolować rozliczenie pozostałych rachunków i odpowiednio je rozliczać.
Program z modułem Zapłaty poinformuje Cię o zbliżającym się terminie płatności danej faktury, a po jego upływie wskaże Tobie ilość zaległych dni. Dzięki temu łatwo określisz wielkość spodziewanych w danym okresie wpływów i szybko zareagujesz w przypadku nieotrzymania należnych Ci płatności, a także na bieżąco zdyscyplinujesz swoich klientów do spłaty zadłużenia.
Ten rozbudowany mechanizm rozliczeń należności znacznie więc zminimalizuje Twoje ryzyko obrotu z nierzetelnymi kontrahentami i zwiększy ściągalność należności. Co z kolei wpłynie na poprawę kondycji finansowej Twojej firmy.
Możliwość dodatkowych zestawień
Moduł „Zapłaty” współpracuje także z Rejestrem Zapłat, który znajduje się w module „Rejestry”. Tam istnieje możliwość dalszych analiz związanych z płatnościami firmy. Rejestr ten da Ci możliwość przeprowadzenia szczegółowej analizy i kontroli należności poszczególnych kontrahentów. Wyodrębnisz więc dokumenty w pełni rozliczone lub też przepłacone, od tych całkowicie lub częściowo niezapłaconych. Szybko wyszukasz dokumenty o wyraźnie przekroczonym terminem płatności.
Dzięki dostępnej w programie historii dokonanych transakcji, skontrolujesz od razu płatności przypadające na dany okres. Będziesz miał w ten sposób pełną wiedzę o stanie kasy firmy oraz o spodziewanych wpływach gotówkowych, przez co lepiej zaplanujesz swoje wydatki w przyszłości. Jednocześnie zyskasz szybkie narzędzie do pozyskania informacji o stanie zadłużenia dowolnego kontrahenta lub wybranej grupy nabywców, niezbędne do sporządzania zestawień opisujących kondycję finansową Twojej firmy.
Pamiętaj, że wiedza o skali i czasie trwania zaległości może znacznie ułatwić Ci odzyskanie Twoich pieniędzy. Tylko odpowiedni monitoring należności w sytuacji braku spłaty długu, pozwoli na szybką reakcję i zmotywuje Cię do rozpoczęcia procesu windykacji. W efekcie wyeliminujesz w Swojej firmie zatory płatnicze, a tym samym nie utracisz płynności finansowej.
Jeżeli więc nie masz jeszcze tego modułu w swoim programie Faktura Expert® , a chcesz:
niezwłocznie powinieneś z niego skorzystać!
Moduł dostępny w ramach pakietu Faktura Expert® PREMIUM.