Z KSeF korzystać będą:

• przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,

• przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,

• podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.

Przedsiębiorcy będą podlegać obowiązkowi bez względu na branżę firmy czy też wielkość jej obrotu.

Do czynności objętych KSeF’em należą krajowe dostawy towarów oraz świadczenie usług między przedsiębiorcami, dla organów publicznych i konsumentów.

• 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł.,

• 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Od 1 lutego 2026 roku obowiązkowe jest odbieranie wystawionych faktur w KSeF.

KSeF nie oznacza zastąpienia czy wyeliminowania dotychczas używanych programów do fakturowania, jak Faktura Expert^®, z którego na co dzień korzysta się podczas prowadzenia biznesu. Wręcz przeciwnie – Krajowy System e-Faktur to uzupełnienie księgowości w działalności gospodarczej.

Zadaniem KSeF jest usprawnienie obiegu faktur, podczas gdy, proces wystawiania faktury wciąż będzie prowadzony przez program Faktura Expert^®.

Ministerstwo Finansów wskazuje na szereg korzyści wynikających z KSeF:

• OSZCZĘDNOŚĆ CZASU – elektroniczny obieg dokumentów pozwala na unikanie opóźnień w płatnościach. wystawiona faktura będzie udostępniona dla odbiorcy w czasie rzeczywistym. Szybszy obieg faktur, to: skrócenie czasu obiegu informacji oraz możliwość sprawdzenia, czy faktura dotarła do klienta.

• BEZPIECZEŃSTWO ROZLICZEŃ - E-faktury są wystawiane wg jednolitego wzorca, co spowoduje, iż będą łatwe w użyciu. Ujednolicenie pozwoli także na automatyzację procesu wystawiania faktur i zredukowanie liczby pomyłek.

• KONIEC Z ARCHIWIZACJĄ FAKTUR - nie trzeba już będzie wystawiać duplikatów faktur, ponieważ e-faktury w KSeF nie zgubią się, nie ulegną zniszczeniu, będą zawsze dostępne zarówno dla wystawcy, jak i odbiorcy faktury. Ważne: E-faktura będzie przechowywana w systemie przez 10 lat.

• KRÓTSZY TERMIN OCZEKIWANIA NA ZWROT VAT - podatnik korzystający z KSeF, który wystąpi o zwrot podatku VAT naliczonego otrzyma ten zwrot w krótszym okresie.: 40 dni zamiast 60 dni.

• BRAK OBOWIĄZKÓW ZWIĄZANYCH Z JPK - nie trzeba będzie przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA) w zakresie faktur objętych KSeF.

Wysyłaj i odbieraj dokumenty elektroniczne do/z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) za pomocą programu Faktura Expert^®. Dowiedz się więcej na temat: Modułu KSeF >

Faktury ustrukturyzowane to faktury, które są wystawiane przez podatników za pośrednictwem KSeF, oznaczone przydzielonym numerem identyfikującym fakturę w tym systemie.

E-faktury mają wszystkie pozycje wymagane Ustawą VAT i są tworzone według wzorca, na bazie struktury logicznej przedstawionej przez MF.

Faktura ustrukturyzowania musi spełniać określone wymagania, np.:

• data powinna być wpisana w określony sposób RRRR-MM-DD,

• w polach zdefiniowanych jako liczbowe nie może zostać wpisany przykładowo tekst,

• nie można pominąć elementów, które są wskazane jako obowiązkowe.

Faktury ustrukturyzowane będą przesłane w formie pliku elektronicznego XML - zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury, który można zwizualizować wraz z nadaniem kodu QR i następnie wydrukować lub przesłać mailem do odbiorcy.

Nie, paragon z numerem NIP na kwotę niższą niż 450 złotych nie będzie uznawany za e-fakturę.

Dostęp do systemu będzie możliwy po założeniu indywidualnego konta w systemie, który jest obsługiwany z pozycji komputera oraz urządzeń mobilnych.

Mechanizm uwierzytelnienia będzie weryfikował tożsamość podmiotu starającego się o dostęp do Systemu i będzie oparty o kwalifikowane narzędzia, takie jak:

• kwalifikowany podpis elektroniczny

• kwalifikowana pieczęć elektroniczna

• podpis zaufany

• unikalny, wygenerowany przez Krajowy System e-Faktur token – ciąg 40 znaków, przypisanych do podatnika lub podmiotu uprawnionego.

Token jest to swego rodzaju niejawne hasło (klucz), które umożliwia komunikację z KSeF. Krajowy System e-Faktur definiuje token jako jednorazowy kod, który jest używany do uwierzytelniania użytkowników i umożliwia jednocześnie dostęp do systemu. Tokeny są często stosowane w celu zapewnienia bezpieczeństwa dostępu do danych i usług online.

Nie ma potrzeby generowania go dla każdego pracownika, gdyż wystarczy wygenerować jeden token z uprawnieniem do wystawiania i pobierania faktur.

Jeżeli przedsiębiorca korzysta z usług biura rachunkowego, które będzie korzystać z KSeF za pomocą zewnętrznego API, musi dla niego wygenerować token dostępu do swojej firmy w KSeF.

Token autoryzacyjny można pozyskać za pośrednictwem bezpłatnych narzędzi udostępnionych w serwisach Ministerstwa Finansów. W tym celu należy zalogować się do KSEF >. Z lewego bocznego menu wybrać ostatnią opcję: Tokeny > Generuj token.

Znajduje się tam też opcja do podglądu wygenerowanych tokenów.

UWAGA: wygenerowany pełny klucz tokena jest widoczny TYLKO w momencie jego generowania, potem można go tylko unieważnić.

Obowiązku e-fakturowania nie będą mieli podatnicy, który nie posiadają siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski. Wystawienie e-faktury przez te podmioty będzie fakultatywne.

Ponadto obowiązek e-fakturowania nie będzie dotyczył także podatników, którzy korzystają z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziale 7, 7a i 9 ustawy o VAT.