Program nie tylko do fakturowania – poznaj Faktura Expert®

Prowadzisz działalność gospodarczą i do tej pory ręcznie wystawiałeś dokumenty potwierdzające sprzedaż lub Twój program fakturujący nie spełnia Twoich oczekiwań i poszukujesz nowego? A czy znasz już Faktura Expert®? Jeżeli nie, koniecznie przeczytaj co zyskasz wybierając właśnie na ten program.

To, że program Faktura Expert® umożliwia wygenerowanie faktur, rachunków i dokumentów oznaczonych jako: paragon, WZ, Pro forma, Marża, Wewnętrzna, Zaliczkowa, RR (dla rolników ryczałtowych) lub oznaczonych „metodą kasową” (mały podatnik), to z pewnością Ciebie nie przekona. Pewnie powiesz każdy program to umożliwia i pewnie będziesz miał rację. Ale nie każdy jest tak intuicyjny jak Faktura Expert® i nie każdy ma tak przejrzysty interface. To jedyny taki program, który dopasujesz do swoich potrzeb. Możesz go bowiem rozbudować o dodatkowe moduły, które wykorzystasz w prowadzonej działalności.

Archiwum faktur

Dzięki archiwum wystawionych faktur, będziesz mał możliwość jej podglądu, ponownego wydruku, np. w przypadku pomyłki lub gdy zajdzie potrzeba wystawienia duplikatu. Bez problemu wystawisz też korektę do wydrukowanej wcześniej faktury. Wystarczy, że ją pobierz, określisz bieżącą datę, wartość i przyczynę korekty, a występujący na niej asortyment zostanie pobrany automatycznie w pozycji „jest” i „było”. Nie musisz już tracić czasu na poszukiwanie potrzebnej Ci do przepisania wartości faktury w segregatorze. Unikniesz też pomyłki w numerze i dacie jej pierwotnego wystawienia. Zajmie ci to tylko kilka sekund, a właściwa korekta będzie wystawiona. Wystarczy ją podpisać i wysłać. Pamiętaj, by to uczynić za potwierdzeniem odbioru, ponieważ musisz udowodnić, że twój kontrahent ją skutecznie odebrał.

Lista kontrahentów

Dostępna w programie lista kontrahentów może stanowić swoistą bazę CRM, gdzie oprócz danych potrzebnych do wystawienia faktury, wpiszesz także dane kontaktowe: adres e-mail, telefon, czy też inne notatki. Będziesz mógł także przypisać do konkretnego nabywcy odpowiedni cennik, ewentualny rabat, czy indywidualny termin płatności. Jeśli wybierzesz kontrahenta podczas wystawiania dokumentu potwierdzającego sprzedaż, wtedy przypisane mu atrybuty zostaną pobrane z jego ustawień! Już nie będzie trzeba sprawdzać za każdym razem tych warunków w umowie. Kwota faktury zostanie automatycznie pomniejszona o przysługujący rabat oraz prawidłowo wpisany zostanie termin zapłaty. Bez pomyłek i wysiłku! Nie narazisz się więc na niepotrzebne korekty, a tym samym nie ucierpi Twój wizerunek rzetelnego kontrahenta respektującego postanowienia umowy.

Automatyczne pobieranie danych z bazy GUS

Nie musisz również tracić czasu i energii na wpisywanie odręczne danych nabywcy do faktury. Zostaną one bowiem automatycznie pobrane z bazy GUS. Wystarczy, że podasz NIP kontrahenta, a pozostałe dane uzupełnią się same - wystarczy tylko nadać mu nazwę skróconą. Dzięki tej funkcjonalności unikniesz wielu pomyłek, ale pamiętaj, że to na Tobie spoczywa obowiązek wykazania prawdziwych informacji na fakturze. Dzięki drugiej dostępnej opcji – sprawdzanie statutu VAT podatnika, będziesz miał pewność, że wystawiasz dokument czynnemu podatnikowi VAT. Informacja ta może być szczególnie ważna dla stosujących metodę kasową rozliczeń VAT.

Lista towarów i lub usług

W przypadku powtarzającego się asortymentu, możesz stworzyć listę towarów i lub usług, czyli tzw. cennik. Wpisujesz wówczas do niego cały dostępny asortyment i pobierasz dowolne towary do faktury. Poprzez to udogodnienie, znacznie skrócisz czas wystawiania faktur, który będziesz mógł poświecić na dalszy rozwój Twojej firmy. Dla każdej pozycji też możesz określić 3 różne ceny w złotych i 3 różne ceny w walutach obcych. Przyda się to tobie w sytuacji, gdy dzielisz kontrahentów na poszczególne grupy cenowe, przypisujesz im właściwe oznaczenie cennika i po wyborze danego nabywcy od razu pokazują się właściwe kwoty.

Faktury w językach obcych

Oprócz tego, że wystawisz faktury w walucie obcej, to również będziesz mógł zastosować na wydruku język obcy: angielski lub niemiecki. Co będzie szczególnie ważne w przypadku, gdy handlujesz z zagranicznymi kontrahentami. Zyska na tym Twój wizerunek profesjonalnego handlowca.

Faktury masowe

Sporządzasz faktury o jednakowej treści dla wybranej grupy kontrahentów? Nie musisz tego już nigdy wykonywać pojedynczo! Wybierz faktury masowe. Określ typ dla wybranych firm, a wystarczy, że wstawisz im odpowiedni symbol i całej grupie jednocześnie wystawisz faktury. Możliwe jest również uwzględnienie indywidualnych ustawień dla kontrahenta w zakresie rabatu, osoby upoważnionej do odbioru, cennika, terminu i formy płatności.

Jeżeli prowadzisz głównie sprzedaż detaliczną, to prędzej czy później będziesz potrzebować wystawić fakturę do paragonu, dla którego główną kwotą jest cena brutto. Masz do wyboru opracowanie dokumentu wg netto lub brutto. Sposób takowego ujęcia ma wpływ na sumowanie wartości na fakturze. Nie dla każdej ceny brutto istnieje jednak taka cena netto, która po przeliczeniu względem stawki VAT, da z powrotem spodziewaną cenę brutto. W programie Faktura Expert® masz możliwość narzucenia żądanej ceny brutto. Zarówno w cenniku, jak i w specyfikacji faktury są do dyspozycji dwie oddzielne rubryki (netto i brutto). W zależności gdzie wpiszesz wartość, program zapamięta, od jakiej kolumny zacząłeś wpisywanie i według niej przeliczy wg nowej wartości stawki VAT.

Własna numeracja faktur

Potrzebujesz zastosować różnorodne numery faktur? Zyskasz dużą elastyczność w określaniu budowy numeracji. Samodzielnie określisz, z jakich elementów ma się on składać. Jedynym składnikiem stałym i nieusuwalnym jest numer kolejny faktury, poza tym masz do wyboru: dwucyfrowy numer miesiąca, 2 lub 4- cyfrowy rok lub dowolny symbol dodatkowy. Sam określasz także ich kolejność występowania. Po każdym wydruku, numer kolejny nadawany jest automatycznie, przez co nigdy nie popełnisz błędu i nie wystawisz dwóch faktur o jednakowym numerze. Nawet jeśli przez pomyłkę nie wystawisz jakiegoś dokumentu, bez obaw – program przypilnuje numeracji i nie pozwoli na pojawienie się tzw. „dziury”. Wg swojego uznania możesz określić także, czy program zachować ma wspólną numerację faktur i faktur RR. Faktura Expert® zapamiętuje bowiem ostatnie numery różnych typów dokumentów i automatycznie proponuje numery kolejne. Podobnie w zakresie numeracji korekt i normalnych dokumentów. W zależności od stylu pracy dokumenty zwykłe oraz korekty mogą mieć własną, niezależną numerację od początku roku lub numerację wspólną i ciągłą. Faktury oznaczone jako wewnętrzne oraz zwykłe faktury (zewnętrzne) mogą również mieć własną, niezależną numerację od początku roku lub numerację wspólną i ciągłą.

Faktury uproszczone

Faktura musi zawierać wszystkie niezbędne elementy, by była wystawiona zgodnie z przepisami ustawy VAT. Ale jest pewien wyjątek, który przyniósł nam rok 2013 – możliwość wystawiania faktury uproszczonej. Nie musi ona zawierać wszystkich danych jak zwykła faktura. Przy kontrahencie pojawia się jedynie NIP lub PESEL, bez nazwy firmy i danych adresowych. W asortymencie natomiast wykazane są pozycje jedynie z nazwy, bez ilości i cen jednostkowych. Podsumowaniem faktury uproszczonej jest kwota „razem” z rozbiciem poszczególnych stawek VAT. Jednakże nie każdą sprzedaż można udokumentować w taki sposób. Faktury uproszczone nie mogą bowiem przekroczyć określonych wartości brutto (w złotówkach lub euro). Po przekroczeniu tych kwot program, mimo zaznaczenia opcji, będzie drukował zwykłe faktury. Także faktura w innej walucie niż PLN lub EUR będzie wystawiana jako zwykła, mimo nie przekroczenia kwoty maksymalnej. Nie pomylisz się więc ani w kwotach, do jakich może być wystana taka faktura, ani w wymaganych przepisami niezbędnych jej elementach, a tym samym nie narazisz się na negatywne konsekwencje wystawienia błędnego dokumentu potwierdzającego sprzedaż, w którym będzie brakowało istotnych danych.

Faktury „odwrotne”

Potrzebujesz wystawić fakturę lub rachunek "odwrotną", czyli taką, w której w imieniu kontrahenta wystawiasz dokument skierowany do nas samych? Nie ma problemu! Masz taką możliwość w programie Faktura Expert®. Opcja ta przydatna jest zwłaszcza, gdy zawierasz z kontrahentem krótkoterminową umowę na wykonanie usługi. Wraz z nią możesz przygotować mu dokument, który przedłoży Ci po jej wykonaniu.

Własne logo na fakturze, wydruk w PDF czy wysyłka emailem…

Jeżeli chcesz, by twoje faktury zyskały indywidualny charakter, zamieść na niej logo. Ten znak graficzny, który musisz mieć zapisany w formacie bmp, gif lub jpg, umieszczany zostanie on u góry strony, nad fakturą. Możesz też po ustawieniu odpowiednio dużego marginesu górnego obniżyć wydruk faktury, przez co może być ona drukowana na papierze firmowym z nadrukiem u góry strony.

Tak sporządzoną fakturę będziesz mógł wydrukować lub zapisać w formacie PDF. Możliwa jest także wysyłka jej e-mailem wprost z programu, automatycznie otworzy się domyślny klient pocztowy do wysyłania e-maili z załączonym plikiem PDF, a jeżeli wpiszesz adres mailowy w kartotekę kontrahenta, zostanie on podpowiedziany w oknie wysyłki, wystarczy wpisać tylko treść wiadomości. Szybko i bez wysiłku.

Dodatkowe funkcje

W programie Faktura Expert® masz też możliwość wpisania do 3 kont bankowych do programu, z czego jedno lub dwa mogą być drukowane na fakturze, np. w sytuacji, gdy jedno konto jest kontem złotówkowym, a drugie walutowym. Możliwe jest również przypisanie danego konta bankowego do kontrahenta, wówczas po jego wybraniu, na wydruku pojawi się nasze właściwe konto, co może być szczególnie ważne w przypadku zagranicznych firm, które płaca w walucie obcej, na konto walutowe.

A może wystawiasz paragony? Dzięki temu, że program współpracuje z drukarkami fiskalnymi firmy POSNET, ELZAB, EMAR, NOVITUS, szybko wystawisz i prześlesz na wiele najpopularniejszych w Polsce urządzeń fiskalnych niezbędne informacje o towarach wraz z cenami sprzedanych osobom fizycznym.

Drogi użytkowniku, pamiętaj, że program Faktura Expert® , oprócz przewodniej funkcji wystawiania różnego rodzaju dokumentów sprzedażowych, daje również możliwości rozbudowy o 4 moduły dodatkowe: Rejestry, Zapłaty, Magazyn oraz Odsetki i przelewy. Ich w pełni elastyczna konfiguracja zapewni dostosowanie do faktycznych potrzeb użytkownika. Wszystkie moduły współpracują ze sobą, tworząc w pełni zautomatyzowaną całość.

Dodatkowo w ramach aktywnego pakietu opieki serwisowej masz dostęp do nielimitowanej pomocy technicznej i merytorycznej. Masz więc pewność, że zawsze będziesz pracował zgodnie z przepisami, a jednocześnie otrzymasz profesjonalne wsparcie w zakresie obsługi programu.