"Stała kontrola i monitoring należności i zobowiązań"- poznaj moduł: Odsetki i Przelewy.

Program Faktura Expert® Program Faktura Expert® oprócz przewodniej funkcji wystawiania dokumentów sprzedażowych, pozwala także na rozbudowę o 4 moduły dodatkowe: Rejestry, Zapłaty, Magazyn oraz Odsetki i przelewy. Wszystkie moduły współpracują ze sobą, tworząc w pełni zautomatyzowaną całość.

Prowadząc firmę wiesz, że dla prawidłowego jej funkcjonowania ważna jest też stała kontrola należności. W dzisiejszych czasach, niestety nagminną, acz negatywną praktyką, staje się nieterminowe regulowanie zobowiązań. Zapłaty za wykonaną dostawę towaru lub wykonanie usługi po upływie ustalonego terminu płatności stają się zagrożeniem dla płynności finansowej każdej firmy. Stały monitoring należności staje się więc obowiązkiem.

Tym celom służą takie moduły programu Faktura Expert® jak: „Zapłaty” i „Rejestry”, a uzupełnieniem ich działania jest właśnie moduł” „Odsetki i Przelewy”. Dzięki dwóm pierwszym modułom poznałeś już stan Swoich należności i szybko mogłeś zareagować na znaczne opóźnienia w ich spłacie.

Jeżeli więc Twój kontrahent spóźnił się z zapłatą, a będziesz chciał wyliczyć należną Ci rekompensatę za okres oczekiwania na zwrot środków pieniężnych a nawet wezwać go do uregulowania końcowych zobowiązań to moduł: „Odsetki i Przelewy” jest właśnie dla Ciebie!

Odsetki mogą być naliczane według trzech różnych tabel stóp odsetkowych:

  • Ustawowe – do zobowiązań cywilno-prawnych,
  • Skarbowe – związane z rozliczaniem zobowiązań podatkowych,
  • Własne – całkowicie określane przez Ciebie.

Możliwość dochodzenia prawa do odsetek od spóźnionego spływu należności za fakturę wynika z Kodeksu Cywilnego. Mówi o tym Art. 481 § 1 Kodeksu Cywilnego. Pamiętaj, że zgodnie tym przepisem masz do tego prawo, także w sytuacji, gdy nie poniosłeś żadnej szkody, a opóźnienie było następstwem chociażby okoliczności, za które dłużnik nie ponosi odpowiedzialności. W takiej sytuacji należą Ci się odsetki wyliczone według stawki ustalonej w umowie pomiędzy Tobą a kontrahentem, czyli tzw. własne, a jeśli nie były one ustalone, wówczas właściwa będzie do zastosowania stopa odsetek ustawowych.

Jak obliczyć odsetki?

Samodzielne wyliczenie odsetek może okazać się problematyczne. Ale tu właśnie pomocy będzie moduł „Odsetki”. Wystarczy wypełnić dostępny w programie formularz, a kwota odsetek zostanie wyliczona automatycznie. Potrzebować będziesz tylko takie dane jak: nr faktury, datę jej wystawienia, wartości długu, termin płatności oraz datę jego zapłaty. Dłużnika wybierzesz z dostępnej listy kontrahentów, jeżeli więc w programie wystawiłeś dla niego wcześniej fakturę, nie będziesz musiał wprowadzać jego danych od nowa, znajdować się on już będzie w kartotece kontrahenta. Wystarczy go wyszukać, po nazwie lub NIP-ie i wskazać. Na podstawie tych informacji program uwzględniając wybraną metodę określenia terminu wymagalnego, wyliczy dni zwłoki i dokona stosownych przeliczeń wielkości odsetek. Szybko i sprawnie, nie tracisz więc czasu na ręczne przeliczanie i wyeliminujesz tym samym ewentualne błędy rachunkowe. Masz więc pewność, że wyliczone kwoty są właściwe i że zastosowano odpowiednią dla danego okresu stopę odsetkową zależną od dat nieterminowych spłat. Może się zdążyć bowiem, że w okresie zaległości miały zastosowanie różne stawki odsetek. Nie musisz już sprawdzać, jakie wielkości procentowe wówczas obowiązywały, program dokona podziału na odpowiednie okresy i dopasuje do nich właściwą stopę odsetek.

Co to są noty odsetkowe?

Gdy masz już wyliczoną kwotę należnych Ci odsetek, to teraz należy sporządzić dokument stanowiący podstawę naliczania i udokumentowania żądania dodatkowych kwot związanych z nieterminową płatnością kontrahenta. Nazywana jest ona notą odsetkową. Wystarczy w ustawieniach wydruku dodać pismo przewodnie i wydrukować lub wysłać mailem bezpośrednio z programu. Możesz ułożyć trzy wzory pism i przy wydruku wybierać właściwą treść, a w razie potrzeby indywidualnie ją modyfikować. Znacznie przyspieszy to czas sporządzania not. Dzięki dostępnej w programie opcji grupowania dłużników, nie musisz już sporządzać dla każdej płatności danego dłużnika osobnego dokumentu, wpisy zostaną odpowiednio podzielone, tak by zawrzeć na jednym wydruku wszystkie faktury lub okresy spłaty długu dotyczące danego kontrahenta.

Kontrolnie wyliczenie odsetek od własnych zobowiązań

Moduł ten możesz również wykorzystać do obliczenia, ile z kolei to Ty będziesz musiał winien swojemu kontrahentowi od swoich zobowiązań, których z różnych przyczyn nie uregulowałeś w terminie. Dzięki temu zawczasu będziesz mógł skontrolować, ile przyjdzie Ci zapłacić i szybko zareagować, by uniknąć sytuacji, gdy to Sąd nakaże je uregulować. Tym samym nie popsujesz swojej nieposzlakowanej opinii i narazisz się na przydomek „nierzetelnego kontrahenta”.

Odsetki skarbowe

Każdy wie, że należności wobec urzędu skarbowego należy regulować. Jednakże z drugiej strony każdemu może się zdarzyć nieterminowa wpłata lub pomyłka w wyliczeniu zobowiązania. Ważne jest by jak najszybciej te sytuację naprawić, nie czekając na wezwanie urzędu skarbowego. Spłać swoje zobowiązanie, ale pamiętaj, że to nie wszystko. Obowiązkiem podatnika jest także naliczyć i zapłacić odsetki i to za każdy dzień zwłoki. Pomoże Ci w tym właśnie ten moduł programu. Nie musisz znać zasad ich naliczania i zaokrąglania. Zostanie wyliczona prawidłowa wielkość po wpisaniu odpowiednich wartości. Działanie mechanizmu jest w tym zakresie niezwykle proste – wystarczy, że wpiszesz w formularzu: datę powstania zobowiązania podatkowego, datę zapłaty oraz kwoty należności głównej i wskażesz odpowiedni typ odsetek. Jeżeli już wiesz, ile masz zapłacić, pozostaje wpłacić tą kwotę na właściwe konto bankowe lub wysłać przekazem pocztowym. Wykorzystasz do tego celu opisywany tu moduł „Przelewy i przekazy”.

Przelewy i przekazy

Przelewy te wydrukujesz na gotowych formularzach dostępnych w bankach, urzędach i sklepach papierniczych albo na czystej kartce papieru z rysowaniem formularza. Masz do dyspozycji formularze jedno, dwu i cztero-blankietowe oraz typu: dwa blankiety plus dwa potwierdzenia. Możesz wykonać przelew „zwykły”, do Urzędu Skarbowego lub ZUS. Dzięki wbudowanym bibliotekom urzędów skarbowych i ZUS z łatwością zaewidencjonujesz bankowe polecenia przelewów oraz dowody wpłat. Nie musisz znać ich numeru konta bankowego i danych adresowych, po wybraniu właściwej instytucji i wskazaniu właściwego tytułu wpłaty, Faktura Expert® wskaże właściwe konto bankowe. Unikniesz zatem pomyłki i zyskasz pewność, że wpłata zostanie zaewidencjonowana we właściwym dziale.

A dzięki wbudowanej bazie urzędów skarbowych, zawierającej dane adresowe oraz numery rachunków bankowych, skrócisz czas potrzebny na wypisanie przelewu do niezbędnego minimum. Po wydruku przelewu zyskuje on status „wydrukowane” (oznaczenie w kolumnie „v”), dzięki czemu nie przekażesz do realizacji dwa razy tego samego przelewu. Masz zatem wszystko pod kontrolą.

Ewidencja przelewów oraz możliwość wykonania różnych zestawień w module „Rejestry” umożliwiają łatwe sprawdzenie ewentualnych niejasności i dadzą możliwość uzyskania dodatkowych informacji o firmie.

Wszystkie te możliwości możesz mieć w swoim programie do fakturowania. Wystarczy zamówić już teraz moduł „Odsetki i Przelewy”, by pozwolić sobie pomóc w codziennych czynnościach związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej!