"Zmieniamy się dla Ciebie"- poznaj moduł: Rejestry

Program Faktura Expert® oprócz przewodniej funkcji wystawiania różnego rodzaju dokumentów potwierdzających sprzedaż, posiada również spore możliwości rozbudowy. Program został podzielony na wersję podstawową oraz 4 moduły dodatkowe umożliwiające w pełni elastyczną konfigurację zapewniającą dostosowanie do faktycznych potrzeb użytkownika. Wszystkie moduły współpracują ze sobą, tworząc w pełni zautomatyzowaną całość.

I tak, jednym z najważniejszych modułów, którego możliwości szczegółowo omówimy w poniższym artykule są: Rejestry.

Moduł ten umożliwia sporządzanie różnych zestawień dotyczących wystawionych dokumentów sprzedażowych. Znajdziesz tu więc takie zestawienia jak:

  • Rejestr sprzedaży

  • Rejestr sprzedaży według osoby wystawiającej

  • Rejestr wg. typów dokumentów

  • Rejestr VAT

  • Rejestr zapłat

  • Rejestr kontrahenta

  • Rejestr przelewów

Ważnym jest, że wystawione dokumenty trafiają automatycznie do właściwego rejestru! Nie będziesz więc tracić czasu na ręczne sporządzaniu dodatkowych tabel podsumowujących sprzedaż. Dzięki temu modułowi błyskawiczne przeanalizujesz obrót w wybranym okresie, przez co będziesz mógł na bieżąco oceniać kondycję Swojej firmy, a otrzymane wartości wykorzystasz do analizy jej rentowności.

Będąc użytkownikiem tego modułu, masz możliwość wyboru dowolnego okresu, dla którego chcesz wydrukować dane zestawienie. Każde zawiera listę wystawionych dokumentów oraz podsumowanie. Poszczególne wpisy można posortować po różnych kryteriach: alfabetycznie lub numerycznie, od najmniejszej do największej kwoty. Nie musisz zliczać wartości sprzedaży samodzielnie, sumując każdy dokument po kolei, w tym systemie wystarczy wybór odpowiedniej opcji rejestru.

Rejestr sprzedaży

Sporządzisz, bez dodatkowych czynności rejestr wystawionych dokumentów potwierdzających sprzedaż w podziale na faktury i/lub ich korekty. W zależności od potrzeb mamy możliwość ujęcia ich wartości według kwot netto lub brutto. Zestawienie można sporządzić dla konkretnego kontrahenta lub dla wszystkich w wybranym okresie czasu. Może to być bieżący rok, miesiąc, kwartał, czy też konkretny dzień lub dowolnie zdefiniowany przez użytkownika czasookres. Tak sporządzony wydruk będzie można przekazać do księgowości do celów podatku dochodowego, np. do miesięcznego księgowania do Książki Przychodów i Rozchodów. Dzięki opcji sporządzenia dokumentu PDF i automatycznego wysłania jego mailem, zupełnie bez wychodzenia z firmy udostępnisz potrzebne informacje właściwej jednostce, wewnątrz własnej firmy lub też do biura rachunkowego.

Rejestr sprzedaży według osoby wystawiającej

Rejestr ten pozwoli ci wygenerować podsumowanie sprzedaży dokonanej przez konkretnego wystawiającego. Bez problemu sporządzisz posumowanie sprzedaży danego pracownika w dowolnym okresie czasu w ujęciu kwot netto lub brutto. Otrzymane wartości będziesz mógł wykorzystać do wyliczenia premii danego handlowca lub też do oceny jego pracę, jeżeli jego wyniki zależą od wielości sprzedaży.

Rejestr typów dokumentów

Zestawienie to pozwoli na podział dokumentów sprzedaży według ich typów. Mamy tu więc możliwość wyodrębnienia spośród licznej grupy wszystkich dokumentów, poszczególne jego typu, „zwykłe” faktury, osobno faktury korekt, same wewnętrzne, czy też RR, a może marże, pro formy, a także zaliczkowe. Wybór należy do użytkownika w zależności od potrzeb. Taki rejestr pozwoli ci na weryfikację wystawionych faktur pod względem ich rodzajów. Jeżeli więc będziesz chciał wiedzieć np. ile przyjąłeś zaliczek lub też ile wystawiłeś propozycji zakupu, jakimi są pro formy, bez zbędnego nakładu czasu uzyskasz z systemu taką informację.

Rejestr VAT

Szkoda ci czasu i energii na dodatkowe tabele, jakie do tej pory musiałeś stworzyć rozliczając się z Fiskusem? Teraz nie musisz się już tym zajmować! Poświęć swój cenny czas na dalszy rozwój Twojej firmy, a nie na formalności. Na podstawie wystawionych dokumentów automatycznie wydrukujesz Rejestr sprzedaży VAT kwartalny lub miesięczny sporządzony metodą memoriałową, czyli według daty wykonania. Dodatkowo dla własnych potrzeb możliwe jest prowadzenie ewidencji według daty wystawienia. Nie będziesz już musiał ręcznie sporządzać w exelu podsumowania sprzedaży w danym okresie. Teraz za pomocą jednego wydruku lub pliku pdf przekażesz do swojego Księgowego niezbędne do rozliczenia podatku VAT informacje o sprzedaży, nawet w rozbiciu na poszczególne stawki podatkowe. Żmudne księgowanie poszczególnych faktur też stanie się już przeszłością, od teraz będziesz mógł zaksięgować do swojego programu księgowego sprzedaż danego miesiąca jedną zbiorczą kwotą na podstawie owego zestawienia. Na bieżąco pozwoli Ci to też zorientować się w wartości podatku VAT za danym okres i odpowiednio wcześnie zareagować podejmując decyzję o zwiększeniu zakupów, tak by podatek do zapłaty nie był dla firmy zbytnim obciążeniem.

Rejestr Zapłat

Faktury, które będą wystawione z zerowym terminem płatności, automatycznie zostaną przez program rozliczane jako zapłacone. Jeżeli jednak termin płatności będzie określony i różny od zera, będą oczekiwały na rozliczenie. Dzięki innemu modułowi „Zapłaty”, dostępnego w programie Faktura Expert® , możliwe jest przypisanie do każdego dokumentu rozliczenia po każdej zapłacie. Nie musisz już prowadzić dodatkowej ewidencji płatności, poza swoim systemem do fakturowania. Rejestr ten da ci możliwość przeprowadzenia szczegółowej analizy i kontroli należności od poszczególnych kontrahentów. Wyodrębnisz więc dokumenty w pełni rozliczone lub też przepłacone, od tych całkowicie lub częściowo niezapłaconych. Dzięki dostępnej w programie historii dokonanych transakcji, skontrolujesz od razu płatności przypadające na dany okres. Program będzie informował Cię na bieżąco o zbliżających się terminach płatności danej faktury, a po ich upływie poinformuje o ilości dni zaległych. Dzięki szerokiej gamie filtrów dotyczących płatności, bez problemu zobaczysz dokumenty zalegle o określoną ilość dni lub te przypadające na konkretny dzień. Zdobędziesz więc pełną wiedzę o stanie kasy firmy oraz o spodziewanych wpływach gotówkowych, przez co lepiej zaplanujesz swoje wydatki w przyszłości. Otrzymane informacje mogą być również przydatne do oceny kondycji finansowej Twojej firmy.

Rejestr kontrahenta

Dzięki temu dodatkowi skontrolujesz obroty danego kontrahenta w ujęciu wartości netto lub brutto w danym czasookresie. Kartoteki tworzone są automatycznie i na bieżąco, tak, więc te przydatne informacje uzyskasz bez dodatkowego nakładu pracy. Szczególnie, gdy prowadzisz kontrolę zapłat, znajdziesz tu szybko i od ręki dodatkowe źródło informacji o historii transakcji i płatności z danym kontrahentem. Od razu zobaczysz saldo podsumowujące jego obroty, zweryfikujesz więc jego pozycję w rankingu najlepszych Twoich odbiorców i tym samym opłacalność dalszej współpracy handlowej pomiędzy waszymi firmami.

Rejestr przelewów

Jeżeli będziesz wystawiać z programu przelewy do zapłaty, trafią one także do Rejestru przelewów. Opcja ta pozwoli Ci wydrukować zestawienie przelewów wystawionych w danym okresie, uwzględniając ich poszczególny rodzaj. Masz do dyspozycji takie rodzaje jak: zwykłe, podatkowe lub ZUS-owskie. Jeśli tylko chcesz - sporządzisz rejestr wyłącznie dla wybranego lub dla wszystkich kontrahentów. Taki wydruk możesz przekazać do księgowości, jako zrealizowane płatności dotyczące zobowiązań Twojej firmy.

Wszystkie te wyżej wskazane możliwości modułu Rejestry pozwolą Tobie zaoszczędzić Twój cenny czas niezbędny na ich sporządzenie, ale i uniknąć poniesienia dodatkowych wydatków. Posiadając ten moduł samodzielnie i w prosty sposób wykonasz mnóstwo zestawień potrzebnych Tobie do dalszej analizy sprzedaży. Dzięki automatyzacji poszczególnych czynności będziesz miał pewność, że nie pominąłeś żadnego dokumentu, a pokazane wartości wiarygodnie zobrazują sprzedaż w Twojej firmie w poszczególnych okresach czasu.

Jeżeli więc nadal zastanawiasz się nad zakupem modułu Rejestry i nad jego przydatnością w swojej działalności, pamiętaj o wszystkich omówionych wyżej jego możliwościach. Jego łatwa obsługa i przejrzysty interfejs sprawią, że korzystanie z niego będzie dla Ciebie samą przyjemnością.

Dopasuj więc program Faktura Expert® do własnych potrzeb, by jak najbardziej ergonomicznie wykorzystać ten program fakturujący do Twojej działalności.